Você ainda usa cadernos e pranchetas na realização do inventário patrimonial?

Tem que digitar tudo no final do dia ou reservar uma parte do tempo para compilar a informações?

Se você já fez inventário em cadernos ou pranchetas, com toda certeza já passou por algumas das dificuldades destacadas abaixo:

DIGITAÇÃO: Muitas vezes devido ao pouco tempo que temos para fazer a coleta de dados, deixamos para fazer a digitação após o término do inventário. Essa situação gera diversos problemas, imagine você no final do trabalho na parte da digitação e sente falta de algum item, você se pergunta, “poxa eu passei por esta área!”. Mas onde está a folha do levantamento que fiz?

Como estamos lidando com papel, corremos o risco de cair algum material e danificá-lo, dificultando a sua leitura ou muitas vezes até perdendo o material.

DUPLICIDADE DE PATRIMÔNIO: Imagine só, você terminou o seu trabalho de inventário e retorna para o seu escritório onde irá realizar a digitação, e na hora de consolidar as informações se depara com uma ou mais duplicidades de ativos, como resolver esta situação se você não está em campo? Bem complicado esta situação!

A CANETA FALHAR: Imagine só, estar realizando um trabalho em uma Usina de Açúcar e Álcool por exemplo, e você está em uma área bem longe do administrativo ou de onde deixou seus pertences, e sua caneta falha ou você deixou cair no percurso e não percebeu, imagine o tempo desprendido para retornar ao “QG” e poder pegar outra caneta.

Qual alternativa recomendada para evitar esses problemas?

Atualmente existem inúmeros aplicativos para coleta de dados que visam facilitar este trabalho, existem ferramentas no mercado que é cobrado por login, por ativos, por projeto e até mesmo sem custo para utilização.

Principais vantagens na utilização de aplicativos

Com uma ferramenta para coleta de dados que seja possível personalizá-la de modo que atenda suas necessidades, certamente seu trabalho será bem mais ágil e eficiente, onde destacamos algumas vantagens:

DIGITAÇÃO FACILITADA: Com o uso de aplicativos você conseguirá realizar a padronização das informações sem muito esforço.

A grande maioria dos aplicativos disponibilizados no mercado registram um histórico de digitação, ou seja, você consegue padronizar os dados do inventário.

EVITAR DUPLICIDADES DE INVENTÁRIO: Muitos aplicativos de coleta de dados, já vem configurado para não poder cadastrar ativos em duplicidades, ou seja, na hora que você digitar um número já coletado o aplicativo enviará a mensagem de duplicidade pedindo a sua correção.

COMPARTILHAMENTO DE DADOS EM NUVEM: Temos no mercado alguns aplicativos que oferecem a opção de compartilhar os dados em nuvem, ou seja, você consegue enviar um backup sempre que precisar ou achar necessário, além de permitir o envio dos dados em tempo real, ou seja, se você estiver em uma área coberta pela rede de telefonia, seus gestores podem ter acesso às informações de forma instantânea para acompanhamento do trabalho.

Agora que já falamos das principais vantagens, esqueça a prancheta e o caderno para fazer o inventario, digitalize seus processos. Tenha informações precisas de forma rápida e consolidada, visando a redução de horas operacionais, qualidade da informação e eficiência no processo de inventário.